プライバシーマーク（Pマーク）は日本情報処理開発協会が管理する、個人情報取り扱いに関する認定制度です。個人情報保護法は2003年に成立し、2005年4月に施行されましたが、我が社は施行と同時に取得し、2023年には10回目の更新を行いました。

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弊社では様々な制作物を作成しています。それらは入稿から始まり納品までの間、各部署の作業工程を経て、短いものになると当日入稿し納品まで完結するものも多数ありますが、長いものになると数ヶ月にわたり作業が繰り返されるものも多数あります。

個人情報の管理は、普段の業務の中に潜在するさまざまな危険を予知し、回避するための方法を作りルール化するところからはじまります。

入稿してから納品までの間に各部署のさまざまな工程を経て製品が完成するわけですが、その間のさまざまなリスクを回避しつつ納品までの間の管理を安全にしなければなりません。

各部門長を個人情報保護責任者として配置しマネジメントシステムが適切に運用されているか、日々の作業はそのルールにのっとり実施されているか、あるいは予想外のリスクの危険性がないか、管理方法を変えることでそのリスクを回避出来ないかなど多くの改善を行い、いつも安全な状態で作業を行えるよう、常に一歩先を見通したシステムの構築をしています。

朝は入退室チェックから始まり、名札の着用、さらにＰＣ使用上のルール、メール使用上のルール、データアクセスの制限、バックアップデータ作成上のルール、シュレッダー使用の義務、考えられるリスクを想定した自社独自の管理プログラムを作成し、それが毎日の業務上遵守され業務手順として身につくよう全社員の教育にも力を入れています。

さらに年に数回、新たなリスクの危険がないか社内監査を実施し、ルール通りに管理が行われているかあらゆる角度から検証し改善を指示します。

デジタルの進歩とともにリスクレベルもどんどん高くなっていきます。それを様々な角度で検証しつつ、皆様からお預かりした個人情報は納品までの間、このように厳重なルールの下に管理させていただいております。

弊社の個人情報が含まれる原稿を入れる袋は「真っ赤」です。ひと目見ただけで、誰もがしっかり注意をはらえるようにしています。そして、弊社の個人情報の受け渡しはすべて「手渡しで」と定められています。入稿から納品までの間、次工程への受け渡しはすべて「手から手へ」が鉄則です。渡したい相手が不在のときは手元で保留し決められた施錠庫で眠ります。個人の机の引き出しや袖机での保管も禁止しています。何度足を運んでも渡したい人が不在の時は「赤い連絡カード」が威力を発揮し本人との連絡が取れるような仕組みになっています。ですから誰もいない机の上で人目にさらされて放置されることはありません。無意識に物を載せられてまぎれてしまうこともありません。ましてや誘拐されるようなことなど絶対にあり得ません。受け渡しの際は必ずバーコードで履歴を残したうえでバトンタッチするので受け取ったとか、受け取っていないとかという事故も一切ありません。お客様への校正出しのときや、保護管理の契約を交わした外注先への出稿や、外注先からの納品の時もすべて履歴と手渡しのセットで動いています。